Organisez vous ! Passez à la GTD

Objectif : La productivité sans stress

Largement inspiré du concept de la méthode GTD* de David Allen, la gestion des tâches sur sollo, vous permet de gérer votre temps avec une efficacité redoutable.


Comme vous l’avez lu au fil de des pages de ce site, je suis le premier utilisateur de sollo, et regrettais de ne pas utiliser le module Alertes, présent depuis la première version de sollo.

 

Cette année j’ai décidé d’y remédier, et de doter sollo d’un véritable système de gestion du temps.


Diagramme de la méthode GTD
Diagramme de la méthode GTD

La GTD sous sollo

Le Livre de référence sur la méthode GTD

*GTD est une Marque déposée par David Allen

 

David Allen prend soin d'emblée de préciser que la méthode GTD n'est pas du « managing time » (« gestion du temps »), mais « managing action for results » (« s'organiser pour réussir »).

 

GTD est une démarche d'organisation personnelle applicable par chacun à l'ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, et à mieux se mettre en position d'agir immédiatement sur la priorité choisie.

 

Pour  bien choisir sa priorité et s'y consacrer pleinement, il faut pouvoir s'appuyer en permanence sur un système que l'on sait fiable, en l’occurrence le logiciel sollo.

 

Au moment de choisir ce à quoi se consacrer maintenant, ce système doit présenter toutes les actions immédiatement exécutables là où l'on se trouve, qui feront progresser vers un des objectifs attendus, ou réaliser un des engagements établis. Ainsi :

* on choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause ce que l'on fait,

* on ne porte son attention que sur ce qui est actionnable maintenant,

* on est tranquille sur ce que l'on ne fait pas : soit que l'on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n'était tout simplement pas faisable maintenant.

 

Toute l'attention, la créativité et l'énergie étant mobilisées sur la seule action qu'on a délibérément choisi de faire, on s'approche mieux que jamais de l'état de productivité sans stress annoncé.

L’idée repose sur plusieurs principes :

 

1) Avant tout : un tâche qui prend moins de 2 minutes : est à exécuter TOUT DE SUITE.

Donc elle ne sera pas saisie dans sollo.

 

2) La collecte : l’idée est ici de saisir TOUTES les tâches que l’on a faire dans sollo.

Exemples: cette carte de visite restée dans une poche, cette facture dans la boîte à gants, cette demande reçue, ce dossier qui traîne sur le bureau, cette agrafeuse qui coince, cette course à faire, ce problème à résoudre, cette suggestion à tester, les messages de la boîte vocale, ce projet jamais réalisé, ce souci de santé, ce fauteuil qui grince, les performances de ce collaborateur, toutes ces choses en retard...


Ce travail peut paraître un peu fastidieux au début mais il offre 2 avantages incontestables :

 - Il archive en lieu sûr l’ensemble des tâches à faire quelqu’un soit l’enjeu, l’endroit ou le temps à y allouer…

 - Une fois archivées, au chaud dans sollo, ces tâches sortiront du subconscient de vos préoccupations, vous libérant très rapidement d’un poids que vous ne deviner même pas. Vous pouvez maintenant vous concentrer sur ce qui est véritablement productif.

 

 3) Une tâche se décompose toujours en le quoi et le comment. J’énonce ce que j’ai à faire, puis comment je vais le faire – ou quelle est la première action que je vais faire pour parvenir à l’objectif. Là aussi, cette petite astuce permet d'entrer dans l'action : d'agir... au lieu d'énumérer ce qu'il faut faire.

 

4) Ensuite cette tâche est à classée selon plusieurs critères :

- Le contexte : à faire au téléphone, sur l’ordi, en voiture, à l’extérieur, …

- Le projet ou dossier général auquel elle s’apparente : client, prospect, jardin, projet X…

- Le niveau d’énergie requis

- Est-elle urgente ?

- Est-elle importante ?

- Est-elle à faire Aujourd’hui absolument ?

 

5) Enfin la relecture régulière et l’échéancier !

Chaque tâche pourra d’un clic être reportée à demain, à j+x, voire au mois prochain ou à mois+x

MAIS ! Chaque soir : un statut rapide sur chaque tâche en suspend devra être fait, afin en théorie d’avoir vider la boîte !

 

Comme toute démarche de gestion du temps, GTD a ses fanatiques et ses détracteurs. Son succès fulgurant provient du fait qu'elle est très pragmatique. Elle fait d'abord prendre en compte la réalité du terrain telle quelle, et amène progressivement à élever le niveau de ses objectifs, à mieux s'organiser en fonction.

 

J’ai tenté sous sollo d’en tirer la partie la plus concise, la plus précise, la plus efficace qui soit.

 

Saurez vous comme moi, en tirer partie, et métamorphoser l'oganisation de votre temps, en une méthodolgie implacable augmentant de façon exponentielle votre productivité et votre créativité. 

 



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