Certificat de Conformité de votre logiciel sollo

A compter du 1er janvier 2018

En application du 3° bis du I de l' article 286 du code général des impôts (CGI) , toute entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Qu'est'il demandé ?

Ce respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié :

- soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l' article L. 433-4 du code de la consommation  ;

- soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Il s'agit d'un mode de preuve alternatif : un seul de ces deux documents (certificat ou attestation individuelle) suffit à justifier du respect des conditions susvisées.

 

Spécimen de Certificat (non définitif)


Respect de ces nouvelles contraintes par le logiciel sollo

En date du 4 avril 2017, l'état d'avancement des travaux de sécurisation et de respect des nouvelles contraintes fonctionnelles imposées par la réglementation sont décrite ci-dessous. En bleu sont évoqué les éléments déjà développés, testés et opérationnels. En rouge les fonctionnalités restant à développer pour garantir un respect exhaustif des conditions imposée par cet nouvelle réglementation.

1. Condition d'inaltérabilité

80 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 80-03/08/2016)

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d'origine enregistrées et les rendre inaltérables.

Sous sollo : Désormais une procédure de validation des factures, des règlements, des éléments de caisse et de comptabilité générale est mise en place et empêche tout effacement ou modification de ces éléments validés.

90 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 90-03/08/2016)

Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d'un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées. Ces opérations de correction donnent également lieu à un enregistrement.

Sous sollo : cette clause est sans objet dans la procédure retenue sos le logiciel sollo. Toute modification ou suppression des éléments validé est désormais impossible. Cette impossibilité est mécanisé par la mise en place de table miroir de lock auto-numéroté qui laisseraient une trace si l’effacement par un moyen détourné devait être forcé, par le non respect de l’auto-numérotation des lignes de lock.

100 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 100-03/08/2016)

Autrement dit, le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir que l'administration fiscale puisse accéder aux données d'origine enregistrées initialement ainsi qu'au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l'objet de corrections.

Sous sollo : cette clause est sans objet dans la procédure retenue sos le logiciel sollo. Toute modification ou suppression des éléments validé est désormais impossible. Cette impossibilité est mécanisé par la mise en place de table miroir de lock auto-numéroté qui laisseraient une trace si l’effacement par un moyen détourné devait être forcé, par le non respect de l’auto-numérotation des lignes de lock.

 

110 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 110-03/08/2016)

S'agissant des éventuelles corrections et annulations apportées par le logiciel ou le système ou par un dispositif externe, il est rappelé que les entreprises sont soumises aux obligations comptables suivantes :

- principe du caractère intangible ou de l'irréversibilité des écritures comptables ;

- principe d'une procédure de clôture périodique des enregistrements chronologiques ;

- principe de la permanence du chemin de révision.

Sous sollo : cette clause est sans objet dans la procédure retenue sos le logiciel sollo. Toute modification ou suppression des éléments validé est désormais impossible. Cette impossibilité est mécanisée par la mise en place de table miroir de lock auto-numéroté qui laisseraient une trace si l’effacement par un moyen détourné devait être forcé, par le non-respect de l’auto-numérotation des lignes de lock.

En revanche, il est possible de contrepasser une facture par l’établissement d’un avoir. De la même façon il est possible d’extourner une écriture comptable. Cette opération de contrepassation ou d’extourne de modifie en rien les éléments d’origine.

Pour plus de précisions, se reporter aux BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 et BOI-CF-IOR-60-40 .

120 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 120-03/08/2016)

Pour respecter la condition d’inaltérabilité, l'intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable.

2. Condition de sécurisation

130 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 130-03/08/2016)

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d'origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

140 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 140-03/08/2016)

Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine. Il peut notamment s'agir d'une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données.

C’est le cas sous sollo. C’est cette technique de chaînage qui a été retenue.

 

150 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 150-03/08/2016)

L'emploi d'une fonction « école » ou « test » destinée à l'enregistrement d'opérations de règlement fictives aux fins de formation du personnel doit être sécurisé, par une identification très claire des données de règlement, des pièces justificatives (par exemple en apposant la mention « factice » ou « simulation » en trame de fond de ces documents) et de toutes les opérations enregistrées lors de l'utilisation de cette fonction, ainsi que par l'identification de l'opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.

Sous sollo : toute version de test ou de base temporaire, fait l’objet d’une base de travail séparée qui est à elle seule et dans son entièreté un jeu de test ou d’évaluation n’ayant aucun caractère tangible quand à le tenue de la facturation ou de la comptabilité officielle de l’entreprise.

3. Condition de conservation

160 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 160-03/08/2016)

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile).

Cette procédure de clôture annuelle générera des informations de cumul sur la période en vue d’une vérification de rapprochement manuel des éléments eux-mêmes et des cumuls générés par la clôture.

170 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 170-03/08/2016)

Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture - journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) - des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable.

Cette procédure de clôture journalière générera des informations de cumul sur la période en vue d’une vérification de rapprochement manuel des éléments eux-mêmes et des cumuls générés par la clôture.

180 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 180-03/08/2016)

Toutes les données mentionnées au I-A-3 § 50 doivent être conservées. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système (cf. I-B-3 § 170 ).

Lors de la procédure de clôture, une génération de tables miroirs, des principales données soumises aux condition d’inaltérabilité,  dans une base séparée dite d’archivage, permettra de figer à un instant T, tous les éléments enregistrés à une date.

Une lecture spécifique de ces éléments archivait permettra de rapprocher, le cas échéant, les archives des informations actives est en cours.

 

190 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 190-03/08/2016)

Cette conservation est opérée, soit en ligne, c'est-à-dire dans le logiciel ou système, soit dans une archive dans le respect des conditions d'archivage détaillées au I-B-4 § 220 à 260.

Ce procédé d’archivage sera effectué dans une base archive .

200 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 200-03/08/2016)

Les données de règlement étant des données servant à l'établissement de la comptabilité de l'entreprise, elles doivent être conservées pendant le délai de six ans prévu au premier alinéa de l' article L.102 B du LPF . Se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 pour plus de précisions.

À ce stade, il appartient aux clients d’effectuer des sauvegardes fiables, pour garantir une conservation répondant aux critères requis par la migration à savoir six ans au minimum.

210 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 210-03/08/2016)

Lorsque l'assujetti utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu'une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l'administration de vérifier l'exhaustivité du flux des données transférées.

Sollo n’est pas concerné par ce point

4. Condition d’archivage

220 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 220-03/08/2016)

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l'intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu'il existe une procédure de purge.

Les données archivées seront conservées dans une base de données séparées, archives, mais ne généreront aucune purge dans la base principale active, sauf lorsque des contraintes de volume imposeront l’allégement de la base de données actives.

230 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 230-03/08/2016)

Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.

Un système de consultation de ces données archivées, sous forme de tableau lisible très facilement, sera mis à disposition dans la base de données archivées elle-même.

Ces données peuvent être exportées d’un simple clic vers Excel par exemple.

240 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 240-03/08/2016)

Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d'archivage, selon un procédé fiable.

La date de transfert des opérations validait, vers les archives, sera identifié par un chrono, et un horodatage à la seconde près.

250 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 250-03/08/2016)

Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Avant la mise en œuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d'une archive complète des données de règlement (données d'origine et éventuelles modifications), avec la date de l'opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.

 

260 (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 260-03/08/2016)

 

Pour les systèmes de caisse, la purge n'est que partielle : le système doit conserver dans un état sécurisé « en ligne », c'est-à-dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées.

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